การตรวจสอบรายละเอียด และ ดูเลขบัตรเครดิต
สำหรับรายละเอียดหน้านี้ เฉพาะโรงแรมที่รับชำระเงินผ่านบัตรเครดิตเท่านั้น เรามาดูกันว่าเมื่อท่านได้รับอีเมลแจ้งเตือนจากทางลูกค้าแล้ว สิ่งที่ท่านต้องทำเพิ่มเติมมีอะไรกันบ้างครับ
1. หลังจากที่ท่านได้รับอีเมลแจ้งเตือนแล้ว ให้ Log-in เข้ามาในระบบ Travelanium
โดยรหัสในการเข้าใช้งานจะถูกส่งไปยังอีกเมลของเจ้าหน้าที่เรียบร้อยแล้ว คลิกที่นี่เพื่อเข้าสู่ระบบ หากท่านยังไม่ได้รับรหัสหรือต้องการขอรหัสใหม่ สามารถกดขอเข้ามาได้ ที่นี่ คลิก
2. เข้าระบบ เลือกเข้าดูรายละเอียด Booking ที่ต้องการ
เมื่อเข้ามาแล้วให้คลิกไปที่ View ตามรายละเอียด Booking ที่ท่านต้องการเข้าไปตรวจสอบเลขบัตรเครดิต
3. รายละเอียด และประเภทของฟังก์ชั่นปุ่ม
สำหรับรายละเอียดทั้งหมดในหน้านี้จะเป็นเหมือนกันกับเอกสารที่โรงแรม และลูกค้าได้รับ แต่จะแตกต่างกันตางฟังก์ชั่นแรก ที่ระบบมีปุ่มมาให้ 4 ปุ่มไม่เหมือนกัน มาดูการทำงานของแต่ละปุ่มกันก่อนครับ
1. Send Link to Credit Card Form : คำสั่งนี้ไว้ใช้สำหรับส่งลิ้งค์นี้ให้ลูกค้าเข้ามาแก้ไขรายละเอียดเลขบัตรเครดิต หรือแก้ไขรายการจองอีกครั้ง ข้อดีของการใช้ตัวเลือกนี้ เนื่องจากแต่ก่อน หากทางโรงแรมไม่สามารถตัดบัตรของลูกค้าได้ และให้ลูกค้าส่งอีเมลรหัสหน้าบัตรมาให้ ซึ่งลูกค้าส่วนใหญ่จะไม่สะดวกส่งเลขหน้าบัตรผ่านทางอีเมล ทาง Travelanium จึงแนะนำให้ทางโรงแรม copy Link ตัวนี้แล้วส่งเมลให้ลูกค้าเพื่อทำการแก้ไขเลขหน้าบัตรผ่านระบบด้วยตัวเอง
2. View Credit Card Information : ตัวเลือกนี้จะแสดงรายละเอียดเลขหน้าบ้ตร 16 หลักของลูกค้า พร้อมวันหมดอายุ (บางโรงแรมสามารถเพิ่มตัว CVV ได้) สำหรับการกดปุ่มตรงนี้ จะไม่สามารถกดได้ทุก user โดยทางโรงแรมสามารถกำหนดการตั้งค่า การเข้าถึงของแต่ละ User ได้เพื่อความปลอดภัยในการเข้าดูเลขบัตรเครดิตของลูกค้า
3. Cancel Reservation : เมนูนี้สำหรับการเข้ามาทำรายการยกเลิก โดยส่วนใหญ่ทางลูกค้าจะแจ้งเรื่องเข้ามาผ่านอีเมล หรือผ่านระบบที่ไว้ให้แก้ไขรายการจอง ซึ่งผู้ที่จะเข้ามาทำรายการยกเลิก จะเป็นเจ้าหน้าที่โรงแรม โดยให้ใส่เหตุผลไปด้วยว่า ยกเลิกเพราะอะไร โดยหลังจากกดปุ่มยกเลิกแล้ว จะมีอีเมลส่งไปยืนยันที่โรงแรม และ ลูกค้าพร้อมๆกัน
4. Modify Reservation : เป็นปุ่มที่เอาไว้ทำรายการเปลี่ยนแปลงการจอง การเข้าพัก เปลี่ยนวันที่ เพิ่มแขก เพิ่มห้อง สามารถทำได้ทุกอย่าง โดยในหน้านี้ผมจะขอสรุปไว้ที่เดียวกันและแยกส่วนออกไป สามารถคลิกชมรายละเอียดได้ ที่นี่
ทริกเพิ่มเติม การลงบันทึกว่า "โรงแรมได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว"
โดยปกติก่อนที่เราจะเข้ามาดูรายละเอียดแต่ละ Booking หรือดูเลขบัตรเครดิตใน Booking จะเห็นได้ว่า สถานะของ Booking นั้นจะขึ้นว่าเป็น Confirmed ที่ไม่มีสัญลักษณ์เพิ่มเติม และเพื่อป้องกันการสับสนกรณีแต่ละโรงแรมมีเจ้าหน้าที่หลายท่านที่ดูแล
ทางระบบ Travelanium จึงแนะนำให้เจ้าหน้าที่กดบันทึกในแต่ละ Booking ว่า รายการไหนได้ถูกตัดเงินจากลูกค้าเรียบร้อยแล้ว เพื่อที่จะง่ายต่อการตรวจสอบในเบื้องต้น หากมีการบันทึกแล้ว จะขึ้นเป็นสัญลักษณ์รูป มือรับเงิน 
ขั้นตอนการกดบันทึกรับเงิน
หลังจากกด View ที่หน้าแรกของ Reservation เข้ามาใน Booking แล้ว ให้เลื่อนลงมาจนเจอหัวข้อ Payment detail จากนั้นให้กดที่ปุ่ม Specify Total Amount Paid by Customer ซึ่งปุ่มนี้เมื่อกดแล้ว จะแสดงเป็น Pop-up ขึ้นมาแสดงตัวเลือกให้เจ้าหน้าที่กดยืนยันการรับเงิน ว่ายอดเงินได้ถูกตัดจากบัตรลูกค้าแล้วเป็นจำนวนเท่าไหร่ และ มาจากช่องทางไหน
หลังจากกด Confirm เรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงรายการนี้ว่า ชำระเงินเรียบร้อยแล้ว พร้อมแสดงชื่อ User หรือชื่อเจ้าหน้าที่ ที่เข้ามาทำรายการเพื่อเป็นการยืนยัน
จากนั้นให้กลับไปที่เมนู Reservation อีกครั้ง จะพบว่า รายการ Booking ดังกล่าวจะขึ้นสัญลักษณ์ รับเงินเรียบร้อย เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบในครั้งต่อไป
